Concurs extins de selectare a unei companii care va oferi locație, servicii de cazare și alimentare pentru desfășurarea unei Conferințe Internaționale

Centrul de Drept al Femeilor (în continuare – CDF) este o organizație non-guvernamentală înregistrată în anul 2009. Misiunea CDF este de a contribui la prevenirea și combaterea violenței împotriva femeilor și a violenței în familie în Republica Moldova. Organizația monitorizează implementarea legislației în domeniul violenței față de femei și a violenței în familie și oferă expertiză la elaborarea unei legislații eficiente în domeniul egalității de gen, prevenirii și combaterii violenței în familie și a violenței față de femei, întreprinde eforturi de consolidare a capacităților răspunsului sistemului de drept la cazurile de violență în familie și susține femeile expuse la violență, oferindu-le asistență juridică primară și calificată , asistență psihologică și abilitare economică.

CDF anunţă concurs de oferte pentru identificarea și selectarea locației în vederea desfășurării Conferinței Internaționale dedicate prevenirii și combaterii violenței față de femei și a violenței în familie în Republica Moldova.

1. Context

Reieșind din complexitatea problemei și necesitatea imperioasă de eradicare a violenţei împotriva fetelor şi femeilor a fost lansată inițiativa organizării primei Conferințe Internaționale dedicate prevenirii și combaterii violenței față de femei și a violenței în familie în Republica Moldova.

Scopul evenimentului este prezentarea progreselor și provocărilor în domeniul prevenirii și combaterii violenței față de femei și violenței în familie din Republica Moldova în contextul alinierii la standardele internaționale și a bunelor practici și experiențe la nivel internațional.

Conferința cu durata de 2,5 zile este organizată de către Coaliția Națională „Viață fără Violență în Familie”, Centrul de Drept al Femeilor și Centrul Internațional ”La Strada” cu suportul financiar al Ambasadei Suediei.

Conferința va avea loc în perioada  19 – 21 octombrie 2021, în format mixt (offline și online). În cadrul evenimentului vor participa reprezentanți/te ai/ale organizațiilor internaționale, instituțiilor de stat și societății civile, experte/ți internaționale/i și naționale/i, activiste și activiști pentru drepturile femeilor și profesioniste/ști din domeniu.

2. Obiectiv

Identificarea și selectarea locației în vederea desfășurării Conferinței Internaționale dedicate prevenirii și combaterii violenței față de femei și a violenței în familie în Republica Moldova.

Prestatorul/ii va/vor pune la dispoziție servicii de găzduire a evenimentului (sală de conferință), alimentare și cazare a persoanelor participante la Conferința Internațională.

Solicitarea de oferte include posibilitatea companiilor de a aplica pentru ambele loturi sau pentru un singur lot. CDF va contracta o companie pentru Lot 1 și una sau mai multe companii pentru Lot 2. Se va acorda prioritate acelor companii aplicante pentru Lot 2 care sunt în imediată apropiere de locația selectată pentru organizarea Conferinței (Lot 1).

 La fel, pentru Lot 1 pot aplica companii care oferă doar sala de conferință cu posibilitatea de acoperire a serviciilor alimentare de către o altă companie care oferă servicii de catering. În acest caz compania aplicantă va prezenta în dosar oferta unei companii de catering cu care au experiență de lucru anterioară. Ambele oferte vor fi semnate și stampilate de către fiecare companie separat.

 3. Sarcina tehnică

Lot 1

Cerințe	Descriere
Sală de conferință în orașul Chișinău pentru perioada 19 -21 octombrie 2021:19, 20 octombrie – 2 zile integrale21 octombrie – jumătate de zi	– capacitatea de a găzdui minim 100 de persoane timp de 2,5 zile consecutiv; Dotare tehnică:- microfoane la masa de presidium pentru vorbitori;- 2 microfoane mobile;- 1 proiector;- 1 ecran de proiecție;- posibilitate tehnică de transmisiune live a evenimentului pe o platformă online;- suport flipchart;- laptop;- internet;- echipament traducere cu 3 canale de traducere + căști (100 pers.) – va constitui un avantaj;
Alte 2 săli de conferinţe/şedinţe (în aceeași incintă/locație cu sala de conferințe mare) – la necesitate	– 2 săli de conferințe cu capacitate 30 – 50 persoane;- proiector și ecran pentru fiecare sală;
Pauză de cafea (5 unități) pentru toată perioada evenimentului	–          Pauze de cafea pentru 100 persoane;-          Varianta 1: 1 gustare, ceai, cafea;-          Varianta 2: 2 gustări, ceai, cafea;
Prânz (3 unități) pentru toată perioada evenimentuui	–          Varianta 1: prânzuri pe porții;-          Varianta 2: fourchette;
Apă	–          Apă în ambalaj din sticlă pentru 100 de persoane pentru 2,5 zile

Lot 2

Cerințe	Descriere
Cazare	–          Cazare pentru 30 persoane;-          Camere single și duble;-          Mic dejun inclus.
Cină	–          cină pentru persoanele cazate (în caz de necesitate)

4. Oferta financiară

Compania/companiile interesată/e va/vor prezenta oferta financiară în dependență de Lot-ul sau Lot-urile pentru care depune dosarul și va/vor indica doar serviciile și echipamentul care sunt disponibile în perioada desfășurării conferinței.

Prețurile vor fi indicate în MDL și vor include TVA. Oferta, cu specificația termenului de valabilitate, trebuie să fie datată, semnată şi ștampilată de compania ofertantă.

Tabel-model pentru propunerea financiară:

Lot 1

Denumirea serviciu	Preț per zi	Preț per oră	Comentarii
Săli și echipament
Sală de conferințe cu capacitatea de minim 100 persoane
Sala de conferință nr.1 cu capacitatea de 30- 50 persoane
Sala de conferință nr.2 cu capacitatea de 30- 50 persoane
Microfon			(preț per bucată)
Microfon mobil			(preț per bucată)
Laptop (câte unul pentru fiecare sală)			(preț per bucată)
Echipament traducere simultană
Echipament pentru transmisie live pe platformă online
Proiector (câte unul pentru fiecare sală)			(preț per bucată)
Alimentație	Preț porție/persoană	Comentarii
Pauza de cafea Varianta 1
Pauza de cafea Varianta 2
Prânz pe porții
Prânz Fourchette
Apă în sticlă (preferabil în ambalaj din sticlă)		(preț per sticlă)
…. Alte servcii

Lot 2

Denumire serviciu	Tipul camerei	Preț	Numărul de camere disponibile	Comentarii
Cazare cu mic dejun inclus	Single			(specificați prețul indicat per persoană sau per cameră)
Cazare cu mic dejun inclus	Double (cu paturi separate)
Cină	—	(preț per persoană)	—

5. Termen de realizare a sarcinii:

Termenul de prestare a serviciilor este 19-21 octombrie 2021.

6. Aplicanți eligibili:

Entităţile eligibile pentru a participa la acest concurs sunt companiile specializate în prestarea de servicii solicitate care:

Lot 1

– Sunt persoane juridice înregistrate pe teritoriul Republicii Moldova;

– Au experienţă demonstrată în domeniu de minim 3 ani și/sau minim 10 evenimente similare organizate;

–  Asigură accesibilitate pentru persoane cu dizabilități în sălile de conferință, restaurant și bloc sanitar;

– Dispun de sală de conferințe cu capacitatea de minim 100 de persoane;

– Respectă valorile Coaliției Naționale ”Viață fără Violență în Familie”: Integritate, Feminism, Solidaritate, Respect, Colaborare și parteneriat.

Lot 2

– Sunt persoane juridice înregistrate pe teritoriul Republicii Moldova;

– Au experienţă demonstrată în domeniu de minim 3 ani;

– Respectă valorile Coaliției Naționale ”Viață fără Violență în Familie”: Integritate, Feminism, Solidaritate, Respect, Colaborare și parteneriat.

7. Aspecte de organizare:

Contractantul va lucra sub supravegherea directă a Coordonatoarei Conferinței Internaționale și a organizatorilor Conferinței.

8. Dosarul de aplicare pentru ambele loturi va include:

1) Date despre companie:

– Denumirea companiei, adresa, persoanele şi telefoanele de contact;

– Scurtă descriere a companiei și a capacității de organizare a evenimentelor majore  conform cerințelor de mai sus (pentru Lot 2 – capacitatea de cazare);

– Copia certificatului de înregistrare al companiei;

– Portofoliul evenimentelor similar organizate (valabil doar pentru Lot 1);

3) Oferta financiară, care include suma totală pentru serviciile solicitate, precum și detalierea pe poziții. Prețurile vor fi indicate în MDL și vor include TVA. Oferta trebuie să fie datată, semnată şi ștampilată de compania ofertantă.

9. Termenul limită de aplicare:

Dosarele de aplicare vor fi expediate în format electronic la adresa concurs@cdf.md cu mențiunea „Lot 1_Conferința Internațională” sau „Lot 2_Conferința Internațională” (în funcție de loturile la care aplică ofertantul),pînă pe data de 07 iulie 2021, ora 24:00.

10. Criterii de evaluare:

Pentru selectarea companiei/companiilor specializate în prestarea serviciilor de găzduire evenimente și servicii cazare se vor folosi următoarele criterii:

Lot 1

– Disponibilitatea prestării serviciilor solicitate în sarcina tehnică;

– Experiența în domeniu;

– Dispunerea de spațiu suficient pentru asigurarea distanței sociale între participanți/te în sălile de conferință și în incinta restaurantului;

–  Flexibilitate, operativitate și onestitate (în cazul companiilor cu care organizatorii au lucrat anterior sau recomandările altor organizații din cadrul Coaliției);

– Disponibilitatea locurilor de parcare;

– Oferta cea mai avantajoasă respectând indicatorul preț/calitate.

Lot 2

–  Disponibilitatea unui număr suficient de camere necesare;

– Experiența în domeniu;

– Acces pentru persoanele cu dizabilități (în restaurant, spre și în camerele de cazare și blocurile sanitare);

– Dispunerea de spațiu suficient pentru asigurarea distanței sociale între persoane în incinta restaurantului;

–  Flexibilitate, operativitate și onestitate (în cazul companiilor cu care organizatorii au lucrat anterior sau recomandările altor organizații din cadrul Coaliției);

– Distanța de locația selectată pentru organizarea Conferinței (imediată apropiere de locația desfășurării Conferinței va constitui un avantaj);

– Disponibilitatea locurilor de parcare;

– Oferta cea mai avantajoasă respectând indicatorul preț/calitate.

Informații suplimentare le puteți solicita prin e-mail la adresa : concurs@cdf.md.