Concurs pentru selectarea unei companii pentru prestarea serviciilor logistice de organizare a unei Conferințe Internaționale

Centrul de Drept al Femeilor (în continuare – CDF) este o organizație non-guvernamentală înregistrată în anul 2009. Misiunea CDF este de a contribui la prevenirea și combaterea violenței împotriva femeilor și a violenței în familie în Republica Moldova. Organizația monitorizează implementarea legislației în domeniul violenței față de femei și a violenței în familie și oferă expertiză la elaborarea unei legislații eficiente în domeniul egalității de gen, prevenirii și combaterii violenței în familie și a violenței față de femei, întreprinde eforturi de consolidare a capacităților răspunsului sistemului de drept la cazurile de violență în familie și susține femeile expuse la violență, oferindu-le asistență juridică primară și calificată , asistență psihologică și abilitare economică.

CDF anunţă concurs de oferte pentru selectarea unei companii privind prestarea serviciilor de logistică pentru organizarea Conferințe Internaționale dedicate prevenirii și combaterii violenței față de femei și a violenței în familie în Republica Moldova.

1. Context

Reieșind din complexitatea problemei și necesitatea imperioasă de eradicare a violenţei împotriva fetelor şi femeilor a fost lansată inițiativa organizării primei Conferințe Internaționale dedicate prevenirii și combaterii violenței față de femei și a violenței în familie în Republica Moldova.

Scopul evenimentului este prezentarea progreselor și provocărilor în domeniul prevenirii și combaterii violenței față de femei și violenței în familie din Republica Moldova în contextul alinierii la standardele internaționale și a bunelor practici și experiențe la nivel internațional.

Conferința cu durata de 2,5 zile este organizată de către Coaliția Națională „Viață fără Violență în Familie”, Centrul de Drept al Femeilor și Centrul Internațional ”La Strada” cu suportul financiar al Ambasadei Suediei.

Conferința va avea loc în perioada  19 – 21 octombrie 2021, în format mixt (offline și online). În cadrul evenimentului vor participa reprezentanți/te ai/ale organizațiilor internaționale, instituțiilor de stat și societății civile,experte/ți internaționale/i și naționale/i, activiste și activiști pentru drepturile femeilor și profesioniste/ști din domeniu. Numărul estimativ al participanților și participantelor este de 100 de persoane.

2. Obiectiv

Selectarea companiei de logistică în vederea organizării Conferinței Internaționale dedicate prevenirii și combaterii violenței față de femei și a violenței în familie în Republica Moldova.

3. Responsabilități și volumul de servicii preconizat:

1) Asigurarea transportului tur-retur național și internațional,  pentru persoanele participante la conferință (participanți/te, speakeri/e, experți/te, etc.):

– identificarea și selectarea celor mai potrivite oferte de bilete avia, procurare de bilete avia și toate aranjamentele aferente călătoriilor internaționale,

–  asigurarea transportului pentru participanți, de la Aeroportul Chișinău la hotel/locația evenimentului tur-retur și în raza orașului la necesitate,

–  aranjamente de transport naționale;

2) Aranjamente de cazare:

–  rezervarea și asigurarea cazării în Chișinău, pe perioada desfășurării conferinței, în conformitate cu decizia de selecție a prestatorilor pentru servicii cazare;

3) Logistica evenimentului:

– Comunicarea cu prestatorii de servicii care vor oferi locația pentru desfășurarea evenimentului, în vederea asigurării bunei desfășurări a Conferinței

– Asigurarea echipamentului necesar – la necesitate,

– Asigurarea traducerii simultane în timpul conferinței,

– Asigurarea desfășurării activităților online (platforma online, traducerea simultană online, etc.),

– Asigurarea serviciilor foto și video – la necesitate,

– Aranjamente privind alimentația (pauze de cafea, prânz, cină) – la necesitate,

– Înregistrarea participanților/telor în zilele de desfășurare a Conferinței;

4) Promovarea evenimentului:

–  Scrierea comunicatelor de presă,

–  Asigurarea prezenței presei la eveniment;

5) Materiale:

– Producerea materialelor pentru conferință (machetare și tipărire),

– Elaborarea și tipărirea materialelor promoționale.

Lista serviciilor solicitate sunt preventive și pot varia în dependență de necesitățile ulterioare a echipei de organizatori.

4. Termen de realizare a sarcinii:

Termenul de prestare a serviciilor de logistică va fi perioada Iulie – Octombrie 2021.

5. Aplicanți eligibili:

Entităţile eligibile pentru a participa la acest concurs sunt companiile specializate în prestarea de servicii solicitate care:

– Sunt persoane juridice înregistrate pe teritoriul Republicii Moldova;

– Au experienţă demonstrată în domeniu de minim 2 ani și/sau minim 3 evenimente similare organizate;

– Au competențe de comunicare scrisă și orală în limbile română, rusă și engleză;

– Respectă valorile Coaliției Naționale ”Viață fără Violență în Familie”: Integritate, Feminism, Solidaritate, Respect, Colaborare și parteneriat.

6. Aspecte de organizare :

Contractantul va lucra sub supravegherea directă a Coordonatoarei Conferinței Internaționale și organizatorilor Conferinței iar toți prestatorii de servicii identificați vor fi aprobați de către Coordonatoarei și echipei de implementare. Contractantul va lucra în afara oficiului CDF și va participa la toate ședințele legate de realizarea sarcinilor.

7. Dosarul de aplicare va include:

1)Date despre companie:

– Denumirea companiei, adresa, persoanele şi telefoanele de contact;

– Copia certificatului de înregistrare al companiei;

– Descrierea companiei şi argumentarea oportunităţii selectării acesteia;

– Informația despre experiența companiei cu referire la tipul serviciilor solicitate;

– Portofoliul evenimentelor organizate (dacă este relevant);

2) CV-ul persoanei/persoanelor din cadrul companiei care va/vor fi responsabilă/e pentru efectuarea serviciilor;

3) Oferta financiară, care include suma totală pentru serviciile solicitate, precum și detalierea pe poziții. Prețurile vor fi indicate în MDL și vor include toate impozitele şi taxele aferente (inclusiv TVA). Oferta trebuie să fie datată, semnată şi ștampilată de compania ofertantă și să conțină specificația privind termenul de valabilitate a ofertei.

8. Termenul limită de aplicare:

Dosarele de aplicare vor fi expediate în format electronic la adresa concurs@cdf.md cu mențiunea „Companie logistică_Conferința Internațională” pînă pe data de 30 iunie 2021, ora 18.00.

9. Criterii de evaluare:

– Prezentarea setului complet indicat în structura dosarului;

– Experiența relevantă în domeniul solicitat și calificarea echipei;

– Abilitatea de a lucra în termeni de timp restrânși;

– Flexibilitate, operativitate și onestitate (în cazul companiilor cu care organizatorii au lucrat anterior sau recomandările altor organizații din cadrul Coaliției);

– Oferta cea mai avantajoasă respectând indicatorul preț/calitate.

Doar candidații selectați vor fi contactați. Dosarele incomplete nu vor fi evaluate.

Informații suplimentare le puteți solicita prin e-mail la adresa : concurs@cdf.md